Optimización de procesos con TextExpander

En nuestro día a día del trabajo hay muchos procesos repetitivos. Este tipo de acciones son siempre las mismas, y tenemos que hacerlas una y otra vez. Cuando pasamos mucho tiempo delante de un ordenador, una de las cosas que más hacemos es escribir algunos textos siempre iguales. Ejemplo de ello son las firmas en los correos, o los saludos, o si eres programador algún tipo de código de programación al que siempre se recurre, etc… En estos casos, la optimización de procesos es algo vital para que nuestro rendimiento del día a día sea el mejor.

Todos estamos de acuerdo que, al final, el día tiene unas horas limitadas, y casi siempre no nos da tiempo a hacerlo todo. El trabajo se acumula día a día, y es algo inevitable.

Hoy voy a hablar de una herramienta muy simple, muy sencilla, pero que puede ahorrarnos muchísimo tiempo acumulado si nos acostumbramos a usarla. Esta herramienta se llama TextExpander.

Optimización de procesos con TextExpander

Este software te puede servir precisamente para una de las cosas invisibles que siempre hacemos de forma mecánica. Es algo que no nos damos cuenta, pero que podríamos optimizar para ir ahorrando de forma acumulativa. Estoy hablando de textos que repetimos mucho, en ocasiones extensas de escribir, y que podrían ahorrarse si usáramos una especie de “corta y pega”.

Expandir texto

TextExpander es un software que nos permite automatizar dichos textos. El software existe tanto para Mac como para Windows, y se puede descargar desde su web en unos pocos clicks.

¿Recuerdas cómo funcionan hoy en día los exploradores web? Cuando pones “goo” el explorador de internet, este ya sabe más o menos lo que quieres, y te rellena con “google.com”, ¿no? Da gustico, ¿verdad?

Pues bien, TextExpander permite que, al escribir ciertos textos trampa, nos los rellene con algo que hayamos predefinido. Te pongo ejemplo muy tonto y sencillo para entender esto. Con el programa puedes definir que al escribir “!saludo” se sustituya por “Recibe un cordial saludo.”. De esta forma, puedes usar esta abreviación como algo para finalizar tus correos sin tener que escribir siempre “Recibe un cordial saludo.”. Con TextExpander sólo tendrías que ir a tu programa de correo, escribir el texto que quieras en el correo, y al final poner “!saludo”, y el solito te escribirá automáticamente “Recibe un cordial saludo.”.

Sí, es un ejemplo muy tonto, y parece que con esto no vas a ganar mucho tiempo. Pero créeme, algo tan simple, tiene muchas posibilidades. Imagina que en tu trabajo contestas siempre de la misma forma cuando alguien pregunta por correo algo de tu producto. Imagina que siempre usas algo así como “Muchas gracias por preguntar por mi producto. Este producto hace tal y cual cosa, y lo tenemos disponible a través de nuestra web para que puedas adquirirlo de forma fácil.”. Si este texto lo acortas a “!email”, ¿cuánto tiempo ahorrarás cada vez que contestes a un correo?. ¿Verdad que ya parece otra cosa?

El tiempo efectivo ahorrado en un sólo uso quizá sea muy poco. Pero si acumulamos segundos por cada uso, al final serán minutos al cabo de muchas veces. Y esos segundos serán horas, y eso multiplicado por más casos que automaticemos, será mucho ahorro de tiempo.

Además, este ejemplo de antes era muy tonto. El programa permite hacer mucho más, muy sencillo, y muy rápido.

Sinceramente, dale una oportunidad. Sigue leyendo y descubre más de lo que se puede hacer.

Web de Text Expander

Instalar TextExpander

Una vez descargado, simplemente haz click en instalar, y no te pedirá nada más. Todo se quedará en su sitio, y te saltará un breve tutorial cuando acabes. Échale un vistazo. Te explicará como crear un “snippet”. Un snippet, para que nos entendamos, no es ni más ni menos que una de las palabras trampa para hacer algo. Es lo que sería un “shortcode”, un código cortito para que nos haga algo. Es el “!saludo”, o el “!email” del ejemplo.

Veremos que podemos usar cualquier cosa como snippet. Yo antes dije !saludo, porque pocas veces vamos a escribir !saludo en la realidad. En TextExpander usan ejemplos con zz al principio de la palabra, como zzdate (en zzfecha si lo españolizamos).

Tras el breve tour, ya lo tendremos instalado. Lo único que nos falta es registrarnos. Sí, es lo único malo. Qué se le va a hacer, quieren saber algo de nosotros y tenernos como lead.

Usar TextExpander

En este tour ya vemos un ejemplo más potente, con más ahorro de tiempo:

Si cogemos y creamos el snippet “zzcontacto”, le podemos asignar este texto:

Vicente Barceló
Calle la Señora de el suéter rojo, nº4 - puerta 3
00414 Massachusetts
USA

Email de contacto: fulanitodetal@midominio.com
Teléfono de contacto: +34 111222333

Cuando lo usemos para escribir nuestra dirección, ¡ahorraremos un disparate de tiempo! Pero es que, además, evitaremos errores a la hora de escribirlo, pues siempre saldrá exactamente como lo creamos.

¿Ahora qué? ¿Me crees? Pues esto no es todo. Hay mucho más detrás de esta simple aplicación. Te pondré unos ejemplos, y ya darle el uso es usar tu imaginación.

Interfaz de TextExpander

Nada más iniciar el programa, veremos una interfaz vacía con dos zonas. En la izquierda estarán todos los Snippets creados. Estos Snippets podemos organizarlos ahí por carpetas, para agruparlos de la forma que más fácil nos sea para tenerlos ordenados.

En la parte derecha se pueden ver las propiedades de las carpetas que hemos creado para organizar los Snippets. En estas propiedades podemos poner un texto explicativo de qué son, a nuestro gusto.

En la parte superior tenemos tres iconos. Uno es de crear Nuevo Snippet, otro de crear Nuevo Grupo (crear nueva carpeta), y finalmente Borrar.

Aquí veremos un pequeño fallo del programa, y no es ni más ni menos que no está en español. El programa sólo existe en inglés. Bueno, lo cierto es que una parte sí se ve en español, pero no está completamente traducido. No pasa nada, verás que es muy simple usarlo igualmente.

Otro fallo que he encontrado, al menos en la versión que he descargado para escribir este post (versión 1.5.9), es que en la carpeta inicial que sale por defecto no me deja crear Snippets. Directamente, si tratas de crearlo, se abre y se cierra en un pestañear. No pasa nada, simplemente hay que crear una carpeta nueva para nosotros. Lo malo es que no me deja borrar la predefinida “My Snippets”, pero simplemente pasamos de esa y listo.

Crear un Snippet

Vayamos a lo práctico. Vamos a crear un Snippet sencillo para ver cómo funciona.

Ponte sobre la carpeta donde quieras crearlo y pulsa en el primer icono de arriba, “Nuevo Snippet”. En la parte derecha nos saldrá todo lo que necesitamos para configurar el nuevo Snippet. Verás un desplegable con el tipo de contenido, unos cuantos iconos de fecha, calculadora, teclado y cosas así. Pasa de todo. Simplemente escribe en el centro tu dirección como en el ejemplo que he puesto antes.

Tras eso, en la parte de Etiq. pon un texto para reconocer de qué va lo el Snippet que estás usando. En nuestro caso podría ser “Mostrar los datos completos de contacto”. Finalmente, abajo del todo pon la Abreviación, por ejemplo “zzcontacto”.

Listo, hemos acabado. Como no hay botón de “Aceptar”, o “Listo”, o “Crear”, simplemente dale al tabulador cuando pongas la “Abreviación:”, o pincha en la carpeta de nuestros Snippets en el panel de la izquierda, y verás que lo que hemos hecho se ha quedado creado.

Ahora, simplemente, abre el notepad o cualquier otro programa de escritura, y escribe “zzcontacto”. ¡Tachán! Lo cambiará automáticamente por lo que hemos escrito con un sonidito la mar de mono.

Listo, ya tenemos nuestro primer Snippet. Y visto esto… ¿vamos a cosas más serias?

Snippet formateado

Ahora crea un nuevo Snippet. En la parte derecha, en el desplegable de “Content.:”, verás que salen varias opciones. Eso te da la posibilidad de, además de meter texto, meter scripts de Java, de Apple, scripts de shell para Windows, o texto formateado e imágenes. Los de programación nos los vamos a dejar en el tintero, quizá para otro post.

En este caso, despliega y selecciona “Texto Formateado, Imágenes”. Verás que la barra justo abajo cambia a un aspecto más tipo word, para poder poner la fuente que quieras, el color que quieras, o cambiar el tamaño del texto. Además, podrás añadir imágenes. ¿Para qué puedes usar esto? Usa la imaginación. ¿Firmas de correo? ¿Descripción e imágenes de tu producto para contestar correos? ¿Algo repetitivo que usas en los comentarios de Facebook?

Hay miles de usos. Y todos usos son una optimización de procesos repetitivos. De nuevo, cualquier cosa nos reducirá el tiempo de escritura y de copy + paste si es algo que tenemos almacenado por ahí.

Usar fechas

Otra de las cosas que podemos hacer es usar fechas. Imagina que usar mucho el “En Massachusetts, hoy domingo, 18 de Febrero de 2018.”. Cuando lo haces siempre tienes que mirar el calendario, para ver la fecha. ¡Pues créate un Snippet con eso! Simplemente cuando creamos el texto habrá que ir indicando en casa sitio dónde quieres ponerla.

Insertar fecha en TextExpander

Pulsa sobre el icono de fecha, y verás los distintos campos que puedes autorellenar. Podrás poner el año, o el número de mes, o su nombre, a igual que el día o día de semana. Todo configurable a tu gusto. Por ejemplo, rellena lo que puse en el ejemplo de antes sustituyendo cada parte del texto haciendo click en el dato que fecha que queremos insertar. Al final, el código quedaría algo así:

En Massachusetts, hoy %A, %e de %B de %Y.

Ponle de etiqueta “Escribir lugar y fecha”. Acaba poniendo como abreviación, por ejemplo, !lf.

Pruébalo cuando acabes en notepad. Verás el resultado. Una pasada, ¿no? Pues acabas de ahorrarte mirar cada dos por tres el calendario para poner fechas. Y por supuesto, tener que escribirlas.

Texto dinámico

Ya, vale. Esto es muy bonito si siempre pones lo mismo. ¿Pero qué pasa si hay que cambiar algo? Ya deja de ser útil, ¿no?

¡Pues no! Una de las opciones que puedes usar es la de insertar campos dinámicos. Te pongo un ejemplo.

Imagina que vas a crear un Snippet para contestar correos. El contenido del correo quieres que sea siempre el mismo. Pero hay algo que cambia casi siempre en un correo, y es el saludo. No vamos a saludar siempre a la misma persona, ¿no? Pues para cosas así está la opción de insertar “Single-line field”.

Crea un nuevo Snippet y escribe esto:

Estimado nombre.
Gracias por preguntar por nuestro servicio.
El producto es blah blah blah, y mucho más.

Recibe un cordial saludo.

 

Ahora selecciona el texto nombre, y pulsa en el icono “Llenar”, luego en “Single-line field”, como en la foto justo abajo:

Usar Single-line field

Nos saldrá un formulario. Rellénalo sólo poniendo en Nombre la palabra “nombre”. El valor predeterminado y la anchura déjalas como están. Dale a ok.

Luego ponle un nombre en Etiq., por ejemplo “Promoción email”, y escribe la abreviación que quieras, por ejemplo “!promo”.

Pulsa el TAB para acabar, y vete a notepad. Escribe la palabra clave “!promo” y verás que te sale un formulario. En este formulario estará el texto completo, y te dejará rellenar el campo nombre con lo que quieras. Aquí podrá poner lo que quieras, y cuando pulses sobre ok automáticamente te rellenará el texto con el nombre que hayas puesto.

¿Mola?

Rellenar campo vacío

 

Insertar opciones

Como ya has visto, en la parte de “Llenar” tienes más opciones. Una de ellas, por ejemplo, es la de rellenar opciones, valga la redundancia. Esta sirve para rellenar una parte de texto con varias opciones diferentes. Por ejemplo, si un texto es siempre el mismo, pero cambiar el final, puedes indicarle como opciones los distintos finales, y seleccionar en tiempo real el que más te interese con el mismo Snippet.

Para esto, por ejemplo, puedes usar el “Llenar” con “popup menu”. Cuando lo seleccionamos podemos mostrar varias opciones, y elegir la que queramos en cada momento.

Imagina que eres alguien que revisa y decide de forma recursiva algo en tu empresa. Imagina que siempre puedes contestar con estas 3 opciones:

Sobre este tema, mi decisión es que no merece la pena.

Sobre este tema, mi decisión es que tenemos que hacerlo ya.

Sobre este tema, mi decisión es que lo postponemos y ya decidiremos.

¿Cómo podemos hacerlo?

Fácil. Simplemente crea un Snippet y escribe el texto que siempre coincide: “Sobre este tema, mi decisión es que “. Luego pincha en “Llenar”, luego en “popup menu”, y escribe las opciones. En nuestro caso son “no merece la pena.”, “tenemos que hacerlo ya.” y “lo postponemos y ya decidiremos.”.

Acaba poniendo una Etiq. tipo “Qué hacemos. Opciones”, y una Abreviación tipo “!decisión”.

Pruébalo en notepad. Verás que cuando pongas el shortcode, saldrán las opciones, para que elijas una de ellas. En cuanto lo hagas, en un chim pum saldrá el texto escrito con tu opción.

Otras utilidades

¿Has visto que sencillo todo? Verás que hay muchas utilidades y usos adicionales. Realmente mirarlos todos es largo, pero es fácil ir probando. Te animo a hacerlo. La ayuda online de TextExpander es bastante completa, así que puedes echarle un vistazo para ver más cosas.

Adicionalmente, hay una parte potente, y es la capacidad de sugerir Snippets. A medida que el sistema te ve usar el programa, irá detectando patrones de texto que usas mucho, y te sugerirá Snippers nuevos. Estos se quedarán almacenados en una carpeta especial de sugerencias. Cuando la veas, podrás activarla asignándole una abreviación. Con esta opción, verás cosas que quizá no te diste cuenta que usabas mucho, ganando más tiempo en tu día a día.

Consideraciones finales

Algo que no te había comentado aún es que realmente este programa es un software de pago mensual. Pero lo bueno es que tiene una parte gratuita. Puedes darte de alta, usarlo, y cuando pasa un tiempo, empezará a recordarte que estás en un plan free. Es como pasa con el archiconocido winrar. Quizá molesta un poco, pero simplemente cierras el aviso, y a continuar trabajando.

¿Cómo lo ves? ¿Crees que puede ser una ayuda en la optimización de procesos?

Portada tuneada con un trocito de Freepik

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2 Responses to Optimización de procesos con TextExpander

  1. Carlos 15 junio, 2018 at 12:45 #

    Hola Vicente.

    Acabo de instalar TextExpander y andaba buscando en internet información para snippets más avanzados.

    Gracias por la info.
    Te añado a Feedly para seguir lo que publicas.

    Un saludo.
    Carlos

    • Vicente Barceló 15 junio, 2018 at 23:31 #

      Gracias Carlos por el comentario.

      Como casi cualquier herramienta, si se usa de forma habitual puede ser de gran ayuda, y TextExpander es una de esas que si se amolda a tu estilo, puedes sacarle mucho provecho.

      Eso sí, tras publicar en su día este post, TextExpander me ha dado una extraña sorpresa. Lo tengo instalado tanto en la oficina como en casa. En principio la parte free no tenía límite, pero por alguna razón, en la oficina me aparece como si la trial se hubiera vencido y no me deja usarlo ya y, sin embargo, en casa sigue funcionando como si nada.

      En fin, me alegro que te haya servido de ayuda.

      Un saludo.

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