Cómo combinar archivos en Excel

Una de las tareas que pueden consumirnos mucho tiempo es combinar archivos en Excel en una sola hoja. Esto suele ocurrir cuando tenemos por ejemplo ficheros diferentes por meses con el mismo tipo de información. En ocasiones otra persona nos proporciona libros de Excel diferentes porque su sistema los genera así. No es raro ver que nos encontramos con reportes diferentes de enero, febrero, marzo, etc…, para un mismo tipo de información.

Cuando esto pasa, es un engorro juntar todo en un mismo libro. En la mayoría de los casos, un usuario medio de Excel lo que hará será abrir un nuevo libro e ir copiando y pegando toda la información de cada fichero que nos han proporcionado. Eso significa que, si nos han pasado todos los archivos de un año en meses, tendremos 12 archivos diferentes.

¿Sabes cuánto tiempo se pierde así? Es muchísimo. Pero para colmo, cuando pasa esto, seguramente es porque el sistema del que salen los archivos lo va a repetir siempre igual. Eso significa que cuando tengamos que actualizar datos, tendremos que volver a hacer lo mismo una y otra vez.

Manos a la obra con distintos libros de Excel

Es hora de aplicar conocimientos más avanzados a este tipo de casos. La productividad que te proporciona Excel te va a permitir ahorrar mucho tiempo en este tipo de tareas mecánicas y repetitivas.

Vamos a usar el ejemplo anterior de un fichero por mes. Como se intuye, se puede minimizar el tiempo de tener que unir ficheros de forma manual, pues al año son 12. Sin embargo imagina que los ficheros que nos proporcionan son de una centralita que crea un log de las llamadas. Puede que incluso ese log se haga una vez al día. Eso significa que tendría unos 30 ficheros al mes y ¡365 al año! ¿Vas a abrir, copiar y pegar 365 ficheros cada año? Eso sin duda te va a llevar más de unas cuantas horas, ¿no?

Veamos entonces el método más eficaz para combinar archivos en Excel.

Primero, y como paso importante, tenemos tener claro que todos los libros deben mantener la misma estructura. Es algo evidente, pues se supone que los vamos a sacar del mismo lugar. Pero si las hojas son diferentes, se incluyen o borran columnas en cada una y los datos no son iguales, deberíamos normalizarlo. Toda la estructura debe ser la misma para unir ficheros.

En nuestro caso de ejemplo, la estructura es como se ve en la imagen 1. Todos y cada uno de los ficheros tienen las mismas columnas en el mismo orden con el mismo tipo de dato.

Una vez que tenemos esto claro, creamos una carpeta vacía con el nombre que queramos y metemos ahí dentro todos los archivos de Excel que queramos combinar.

Tras eso creamos un nuevo libro de Excel y le ponemos el nombre que queramos. Este libro será el que obtendremos como resultado final.

Ahora hay que ir a “Obtener datos desde una carpeta”. En la imagen 2 puedes ver dónde está exactamente la opción.

Desde esta opción se nos abrirá una ventana de diálogo para que busquemos la carpeta que hemos creado conteniendo los ficheros que vamos a combinar. Simplemente le indicamos cuál es y le damos a aceptar:

Una vez aceptado, nos sale otra ventana para elegir la opción con la que vamos a combinar. La más práctica es la de combinar y editar, pues nos da control total sobre lo que vamos a hacer. Si estás seguro de que no tienes nada adicional que modificar, pues darle a combinar y cargar. Lo dicho, en nuestro caso pulsa sobre combinar y editar como en la imagen 4.

Esto nos abrirá Power Query. Esta utilidad de Excel es la que nos permitirá combinar los libros y modificar los datos antes de crear el fichero final. Selecciona la “hoja 1” y dale a aceptar como en la imagen 5.

Esto nos llevará a la ventana principal de Power Query. Ahí ya podemos ver que todos los ficheros se han unido en una sola consulta. Este es al fin y al cabo el resultado que necesitábamos. Como habrás visto, son 3 clicks de nada para tenerlo todo ya unido. Y se pueden hacer con todos los ficheros que contenga una carpeta, ya sean 12, 365 o los que sean.

Ahora vamos a depurar un poco más los datos para dejarlo todo como queremos exactamente.

En este ejemplo, la primera columna no tiene interés en el fichero final. Esta primera columna se crea cuando se combinan varios ficheros. Sus valores con el nombre del fichero de donde salen los datos, para que los tengamos como referencia. Como no me interesan, haciendo click derecho sobre el encabezado de la columna podemos pulsar sobre quitar y la eliminaremos. Lo tienes en la imagen 6.

Se puede hacer esta acción con cualquier otra columna que nos sobre. De esta forma el fichero final se quedará con los datos que nos interesen.

También se puede ver que en la segunda columna, el tipo de información es fecha, pero sin embargo no está formateada con ese tipo de datos, por lo que salen números. Para modificar eso sólo hay que seleccionar la columna que nos interese, en este caso la de “Fecha” y luego pulsamos sobre “Tipo de datos” como se ve en la imagen 7, y seleccionamos fecha.

Esta misma acción deberíamos hacerla con todas las columnas que queramos especificar el tipo de dato que contiene. Aquí, por ejemplo, deberíamos también de colocarlo en las que sean costes o precios de venta, indicándole que es tipo moneda. Una columna de impuesto también podríamos ponerla tipo porcentaje, etc…

Una vez acabado este paso, ya podemos pinchar en “cerrar y cargar en…” como podemos ver en la imagen 8.

Tras eso, simplemente seleccionando la hoja donde queremos dejar el resultado final ya tendremos el fichero listo. Si quieres agregar los resultados al modelo de datos, simplemente marca la opción. Esto último es para tratar los datos de una forma más específica. Para combinar libros de Excel simplemente no hace falta.

Resultado final de combinar hojas de Excel

El resultado de todo este proceso es una hoja de Excel nueva con todos los ficheros juntos. Ahora podremos trabajar con todos los datos de golpe como si fueran uno sólo. Es importante destacar que este proceso también ha cogido los orígenes como modelo de datos. Si hacemos modificaciones en el fichero original, al darle a actualizar datos en Excel se actualizará el fichero resultante. Esto es especialmente útil si los libros de una carpeta van cambiando. Podremos entonces tener un libro que contenga todos los ficheros actualizándose cada vez que queramos.

¿Es esto lo que buscabas? ¿Has visto cómo combinar archivos en Excel es fácil? Cualquier cosa que se haya quedado en el tintero, no dudes en comentarla aquí y trataré de ayudarte en lo que pueda.